Cada año, Lutheran World Relief’s programa de Recursos Materiales coordina la recogida y distribución de hasta un millón de edredones y kits de higiene —donados por familias de más de 16 000 congregaciones estadounidenses y distribuidos a iniciativas humanitarias en todo el mundo—. Se trata de una de las redes de donantes más grandes y fieles de la familia Corus, forjada a lo largo de décadas de compromiso con la comunidad.
Sin embargo, la capacidad del programa para gestionar y comunicar esa generosidad no había avanzado al mismo ritmo. El sistema de seguimiento de donaciones, desarrollado hace más de 15 años, resultaba engorroso y solo lo utilizaba alrededor del 20 % de los donantes. Esto dejaba al equipo con una visibilidad limitada de las existencias entrantes, sin ningún mecanismo para la planificación proactiva y con poca capacidad para informar a los donantes sobre a quiénes llegaban sus donaciones.
El reto
La cadena de suministro de recursos materiales es compleja. Las donaciones se trasladan desde las iglesias locales a los «puntos de recogida» de la zona y, a continuación, a un almacén central, donde el procesamiento dura entre tres y seis meses antes de que los artículos se envíen para una intervención humanitaria. Con el sistema anterior, el equipo del almacén a menudo no tenía una idea clara de lo que iba a llegar hasta que ya estaba allí.
Y dado que no era posible rastrear de forma fiable el recorrido de las donaciones desde su origen hasta su destino, no existía ninguna forma creíble de comunicar a los donantes que su colcha había llegado a familias afectadas por una crisis concreta —una carencia que limitaba la implicación de los donantes y privaba a los colaboradores más fieles de la conexión con el impacto que se merecían—.
La solución
LWR recurrió a una empresa del grupo Corus, CGA Technologies, y a su plataforma de datos inteligente para la ejecución del proyecto, 3D. Como socio tecnológico, CGA diseñó todo el flujo de datos: desde 3D, que gestiona el seguimiento de las donaciones, pasando por Goldfinch Cloud Solutions —el sistema de logística de almacén de Corus— y de vuelta a 3D una vez distribuidas las mercancías, de modo que las congregaciones puedan ver dónde han ido a parar sus donaciones.
En primer lugar, había que corregir el registro de la congregación. El registro contiene más de 16 000 entradas, pero muchas de ellas eran incorrectas (pueblos en estados equivocados y códigos postales mal escritos) o estaban duplicadas. Mediante el uso de la inteligencia artificial, CGA cotejó cada entrada con los datos de referencia oficiales del Gobierno de EE. UU., identificando las entradas erróneas y proponiendo correcciones para que LWR las revisara y aprobara.
El registro, ahora limpio y actualizado, sirve de base para el portal de prerregistro, a través del cual los responsables de las congregaciones registran por adelantado los lotes de donaciones. Se generan códigos QR para cada lote, que acompañan a las donaciones a lo largo de la cadena de suministro —desde la iglesia hasta Ingathering y, finalmente, al almacén—. Esto proporciona al equipo de Recursos Materiales visibilidad sobre las existencias entrantes con meses de antelación a su llegada, una capacidad que antes no existía.
Goldfinch entró en funcionamiento en junio. Una vez que se distribuyan los lotes objeto de seguimiento, los datos se incorporarán al sistema 3D, y Corus podrá ofrecer a cada donante información fiable sobre el destino de sus donaciones.
Amita Tysseland en una recogida en Cupertino (California), donde 27 congregaciones donaron 462 cajas con 3.400 colchas y kits a lo largo de tres días.
Cómo funciona
Los responsables de las congregaciones utilizan 3D para registrar y realizar un seguimiento de los lotes de donaciones en los actos denominados «Ingatherings». Más de 150 congregaciones cuentan ya con cuentas activas en 3D.
El proceso funciona de la siguiente manera:
Una congregación registra previamente su lote por Internet. Un código QR acompaña a las donaciones a lo largo de la cadena de suministro. En cada etapa, el lote se registra en el sistema correspondiente y esos datos se transfieren a 3D, donde quedan a la vista del equipo de Recursos Materiales y, en última instancia, de los donantes a través de paneles de control en línea que muestran las respuestas y los países a los que han destinado sus donaciones, desglosados por tipo de producto.
El sistema está diseñado para permitir el seguimiento de millones de artículos donados a escala nacional, a los que se puede acceder a través de aplicaciones móviles para Android e iOS.
Lo que hace posible
Desde el punto de vista operativo, el equipo pasa de actuar de forma reactiva a hacerlo de forma proactiva. Saber con meses de antelación qué donaciones se van a recibir permite comenzar la planificación de existencias y la preparación para emergencias con meses de antelación.
Desde el punto de vista relacional, el sistema cambia lo que Corus puede ofrecer a sus donantes. Un voluntario de la iglesia que haya dedicado horas a confeccionar una colcha podrá ver a dónde se han destinado las donaciones de su congregación.
Las primeras opiniones de las personas que confeccionan colchas y de los voluntarios de la iglesia son alentadoras. El sistema se describe como accesible e intuitivo, y ya está generando una mayor participación entre las congregaciones que antes no utilizaban el sistema de seguimiento.
Esto supone mucho menos etiquetado de lo que estamos acostumbrados. Parece demasiado fácil.
— Kathy, voluntaria de la congregación
A mucha gente le motiva saber dónde acaban las colchas y los kits.
— Marilyn, voluntaria de la congregación
¿Qué vendrá después?
LWR está promoviendo y formando a las congregaciones sobre el nuevo sistema de seguimiento de cara a las recogidas de primavera. A medida que aumente el uso del nuevo sistema, el programa de Recursos Materiales dispondrá de algo que nunca antes había tenido: una visión clara y completa de los lotes de donaciones, desde las congregaciones que los enviaron hasta la respuesta humanitaria a la que se destinaron.
Para un programa que se sustenta en la generosidad de 16 000 congregaciones, es una forma de rendir homenaje a las personas que hay detrás de cada donación.
CGA Technologies colabora con LWR como socio tecnológico, liderando el diseño del flujo de datos entre 3D y Goldfinch.
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