Chaque année, Lutheran World Relief’s programme « Ressources matérielles » coordonne la collecte et la distribution de près d’un million de couettes et de kits d’hygiène — offerts par des familles issues de plus de 16 000 paroisses américaines et distribués dans le cadre d’interventions humanitaires à travers le monde. Il s’agit de l’un des réseaux de donateurs les plus importants et les plus fidèles de la famille Corus, fondé sur des décennies d’engagement communautaire.
Mais la capacité du programme à gérer et à communiquer cette générosité n’avait pas suivi le rythme. L’outil de suivi des dons, développé il y a plus de 15 ans, était peu pratique et seuls environ 20 % des donateurs l’utilisaient. L’équipe disposait ainsi d’une visibilité limitée sur les stocks entrants, d’aucun mécanisme de planification proactive et de peu de moyens pour rendre compte aux donateurs des bénéficiaires de leurs dons.
Le défi
La chaîne d'approvisionnement en ressources matérielles est complexe. Les dons sont acheminés depuis les églises locales vers les centres de collecte régionaux, puis vers un entrepôt central, où leur traitement prend entre trois et six mois avant que les marchandises ne soient expédiées vers une intervention humanitaire. Avec l'ancien système, l'équipe de l'entrepôt n'avait souvent aucune idée précise de ce qui allait arriver avant que les marchandises ne soient effectivement sur place.
Et comme il était impossible de retracer de manière fiable le parcours des dons, de leur origine à leur destination, il n'existait aucun moyen crédible d'indiquer à un donateur que sa couverture avait bien été remise à des familles confrontées à une crise spécifique — une lacune qui limitait l'engagement des donateurs et privait les sympathisants de longue date du sentiment d'impact qu'ils méritaient.
La solution
LWR s'est tourné vers une entreprise du groupe Corus, CGA Technologies, et à sa plateforme de données intelligente pour la gestion du projet, 3D. En tant que partenaire technologique, CGA a conçu l’ensemble du flux de données : depuis 3D, qui gère le suivi des dons, jusqu’à Goldfinch Cloud Solutions, le système de logistique d’entrepôt de Corus, puis de nouveau vers 3D une fois les marchandises distribuées, afin que les paroisses puissent voir où leurs dons ont été acheminés.
Tout d'abord, il fallait corriger le registre des fidèles. Ce registre contient plus de 16 000 entrées, mais beaucoup d'entre elles étaient erronées (villes attribuées à des États incorrects et codes postaux mal saisis) ou en double. À l'aide de l'IA, CGA a recoupé chaque entrée avec les données de référence officielles du gouvernement américain, identifiant ainsi les entrées erronées et proposant des corrections que LWR devait examiner et approuver.
Le registre, désormais nettoyé et mis à jour, sert de base au portail de pré-enregistrement, grâce auquel les responsables des paroisses enregistrent à l'avance les lots de dons. Des codes QR sont générés pour chaque lot et accompagnent les dons tout au long de la chaîne logistique — de l'église à Ingathering, puis jusqu'à l'entrepôt. Cela permet à l'équipe des ressources matérielles d'avoir une visibilité sur les stocks entrants plusieurs mois avant leur arrivée, une fonctionnalité qui n'existait pas auparavant.
Goldfinch a été mis en service en juin. Une fois que les lots suivis auront été distribués, les données seront réintégrées dans le système 3D, et Corus sera en mesure de fournir à chaque donateur des informations fiables sur la destination de ses dons.
Amita Tysseland lors d'une collecte organisée à Cupertino, en Californie, où 27 paroisses ont fait don de 462 cartons contenant 3 400 couettes et kits en l'espace de trois jours.
Comment ça marche ?
Les responsables des congrégations utilisent 3D pour enregistrer et suivre les lots de dons lors d'événements appelés « Ingatherings ». Plus de 150 congrégations disposent déjà d'un compte 3D actif.
Le processus se déroule comme suit :
Une paroisse enregistre au préalable son lot en ligne. Un code QR accompagne les dons tout au long de la chaîne d'approvisionnement. À chaque étape, le lot est enregistré dans le système correspondant et ces données sont transmises à 3D, où elles sont mises à la disposition de l'équipe chargée des ressources matérielles et, à terme, des donateurs via des tableaux de bord en ligne présentant les interventions menées et les pays qui ont bénéficié de leurs dons, ventilés par type de produit.
Le système est conçu pour permettre le suivi de millions d'articles donnés à l'échelle nationale, accessible via des applications mobiles Android et iOS.
Ce que cela permet de faire
Sur le plan opérationnel, l'équipe passe d'une approche réactive à une approche proactive. Le fait de connaître les dons à venir plusieurs mois à l'avance permet de commencer la planification des stocks et la préparation aux situations d'urgence plusieurs mois plus tôt.
Sur le plan relationnel, ce système modifie l'offre que Corus peut proposer à ses donateurs. Un bénévole d'une paroisse qui a passé des heures à confectionner une courtepointe pourra ainsi voir à quoi ont servi les dons de sa communauté.
Les premiers retours des amateurs de patchwork et des bénévoles des paroisses sont encourageants. Le système est jugé accessible et intuitif, et suscite d'ores et déjà une participation plus large au sein des paroisses qui n'utilisaient pas auparavant l'outil de suivi.
C'est bien moins de travail d'étiquetage que ce à quoi nous sommes habitués. Ça semble trop facile.
— Kathy, bénévole de la paroisse
Beaucoup de gens trouvent la motivation nécessaire lorsqu'ils savent où finissent les courtepointes et les kits.
— Marilyn, bénévole de la paroisse
Et maintenant ?
LWR assure la promotion et la formation des paroisses au nouveau système de suivi en prévision des collectes de printemps. À mesure que l'utilisation de ce nouveau système se généralisera, le programme « Ressources matérielles » disposera d'un atout sans précédent : une vue d'ensemble claire et complète des lots de dons, depuis les paroisses qui les ont envoyés jusqu'à l'intervention humanitaire qu'ils ont permis de soutenir.
Pour un programme qui repose sur la générosité de 16 000 paroisses, c'est une façon de rendre hommage à toutes les personnes qui se cachent derrière chaque don.
CGA Technologies collabore avec LWR en tant que partenaire technologique et dirige la conception du pipeline de données entre 3D et Goldfinch.
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